An Open Knowledge Foundation Site

Invitation to Annual Meeting 2016 – Kutsu vuosikokoukseen 2016

30.5.2016 kokouksen allekirjoitettu pöytäkirja

Kutsu Open Knowledge Finland ry:n sääntömääräiseen vuosikokoukseen 2016

Jäsenistö voi osallistua kokoukseen joko tulemalla paikan päälle tai etäosallistumismahdollisuutta käyttäen. Ilmoittautuminen kokoukseen viimeistään 29.5.2016 on edellytys äänestysoikeuden saamiselle etäyhteyden yli.

Ilmoittautuminen etukäteen ei ole pakollinen paikan päällä osallistuville, mutta toivottavaa mm. tarjoilun ja muun logistiikan kannalta.

Mikäli et ole vielä yhdistyksen jäsen, mutta haluat liittyä ja olla näin mukana kokouksessa täytä liittymislomake viimeistään 29.5.2016 klo 23.59 mennessä.

Mikäli olet käytettävissä yhdistyksen hallitukseen tai core-tiimiin 2016-2017 ilmoitathan kiinnostuksestasi lomakkeella.

Kokouksessa käsitellään sääntömääräiset asiat:

  1. kokouksen avaus
  2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
  3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
  4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
  5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien lausunto
  6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
  7. vahvistetaan liittymis- ja jäsenmaksun suuruus ja keskustellaan toimintasuunnitelma ja tulo- ja menoarviosta (työpajamuotoisesti)
  8. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
  9. valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastajaa taikka yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastajaa
  10. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat mm. jäsenkyselyn 2016 tulokset.

Ennakkovalmistelu

Tämä vuosikokoussivu julkaistiin 4.5.2016.

Materiaalit

Sääntöjen 8§ “Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajille viimeistään kuukautta ennen vuosikokousta. Toiminnantarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta hallitukselle.”

Yhdistyksen hallitus

Yhdistyksen sääntöjen 6 §: “Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja 3 – 9 muuta jäsentä. Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika. Hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten on oltava yhdistyksen varsinaisia jäseniä.”

Hallitus kokoontuu ennen vuosikokousta ainakin 30.6.2016, mutta mahdollisesti voi tarvittaessa hyväksyä uusia jäseniä.

Jäsenhakemuksen voi lähettää verkossa.

Hallituksen lisäksi yhdistyksellä on toiminut hallitusta laajempi ja enemmän käytännön toimintaa pyörittävä core-tiimi. Core-tiimi pitää yhteyttä muun muassa Facebook-ryhmän ja -chatin kautta aina tarpeen vaatiessa, eli välillä säännöllisesti, välillä epäsäännöllisesti. Kiinnostuksesta hallituksen tai core-tiimin jäsenyyttä kohtaan pyydetään ilmoittautumaan etukäteen. Core-kokoonpanoa ei päätetä vuosikokouksen yhteydessä, vain hallituksen.