Kokemuksia miljoonahankkeen avoimesta valmistelusta

Matti Saastamoinen - Twitterissä @smoinen

Matti Saastamoinen – Twitterissä @smoinen

Matti Saastamoinen Tampereen kaupunkiseudun elinkeino- ja kehitysyhtiö Tredeasta on juuri saanut yhden urakan valmiiksi ennen kesälomia. Hän oli päävastuullisena avoimen datan kärkihankkeen valmistelusta 6Aika-strategiaan. Ei ole aivan pieni työ tehdä hakemusta ja valmistella kolmivuotista EU-rahoitteista 11 toimijan yhteishanketta, jonka kokonaisbudjetti on yli 8 miljoonaa euroa.

Vaikka lopullista rahoituspäätöstä pitääkin vielä odotella, niin hanke on jo tässä vaiheessa ollut uraauurtava, koska hankesuunnitelma ja sen budjetti olivat luonnosvaiheesta lähtien kaikkien kiinnostuneiden vapaasti kommentoitavissa Google Drive -palvelussa (http://bit.ly/6aika-avoindata). Haastattelussa Matti Saastamoinen vastaa, miltä tuntui valmistella miljoonahanketta täysin avoimesti verkossa.


Miltä avoin kommentointi tuntui hankkeen valmistelijan näkökulmasta?

“Avoimuus ja ihmisten kommentit toivat virtaa omaan tekemiseen. Tuntui, ettei oltu yksin kirjoittamassa suunnitelmaa. Kun aamulla tuli töihin, oli ilo katsoa, mitä uusia kommentteja oli tullut illan ja yön aikana.”

Oli mielenkiintoista nähdä ihmisten kiinnostus hanketta kohtaan. Useita kertoja suunnitelmaa oli katsomassa samanaikaisesti toistakymmentä henkilöä. Pääosa kommenteista tuli hankekumppaneilta ja avoimeen dataan perehtyneiltä aktiiveilta. Suurelta tuntemattomalta yleisöltä kommentteja ei niinkään tullut, mikä osin varmasti johtuu siitä, ettei kommentointimahdollisuutta tässä ensimmäisessä avoimuuskokeilussa erityisesti markkinoitu.

Kommentoinnin kautta saatiin aidosti hyödyllistä palautetta ulkopuolisilta. Kommenttien perusteella teksti selkeytyi, kuvia parannettiin ja sisältö muokkautui ideoiden ja ehdotusten kautta. Tällä kertaa luonnostekstiä oli jo ehditty sisällöllisesti työstää puolivalmisteen tasolle ennen, kuin se avattiin. Voi olla, että mikäli avaaminen olisi tehty aikaisemmin, olisivat kommentit saattaneet olla laaja-alaisempia ja strategisesti linjaavampia – nyt ne olivat enemmän yksityiskohtia parantavia.

Jatkossa avoimessa hankevalmistelussa kannattaa miettiä, mikä on oikea hetki kutsua ihmisiä kommentoimaan. On hyvä olla joku rakenne valmiina, mutta mitä aiemmin saa kommentteja ulkopuolelta sitä enemmän ne voivat vaikuttaa suuriin linjoihin.


Miksi tähän päädyttiin?

“6Aika-strategian ytimessä ovat avoimuus ja yhteisöllisyys, ja tällä tavoin toimimme itse niin kuin saarnaamme ja olemme luvanneet.”

Tampere sai vastuulleen avoimen datan kärkihankkeen valmistelun. Kyseessä on iso, usean toimijan yhteishanke ja kaikki haluttiin mukaan sen suunnitteluun.

Aluksi sitä työstettiin hankekumppaneiden kesken eri kaupungeissa järjestetyissä työpajoissa. Siinä vaiheessa ei ollut vielä mitään kirjoitettua luonnosta hankesuunnitelmasta. Joillain saattoi olla perinteinen ajatus, että kun työpajojen anti saadaan vedettyä yhteen, niin kirjoitetaan dokumentti ja lähetetään se sähköpostitse kommentoitavaksi. Aika nopeasti kuitenkin päädyttiin siihen, että on parempi kirjoittaa luonnos Google Drivessa, jolloin kaikki voivat lukea ja kommentoida aina viimeisintä versiota ja säästytään sähköpostirumbalta.

Harppaus tuntemattomaan otettiin, kun samalla päätettiinkin laittaa suunnitelma avoimesti verkkoon kenen tahansa kiinnostuneen kommentoitavaksi. Tähän tekoon pyydettiin 6Aika-strategian ohjausryhmältä hyväksyntä, joka heltisi helposti.

Perinteistä työpajatyöskentelyä Turussa

Perinteistä työpajatyöskentelyä Turussa


Mitä hyötyjä avoimella valmistelulla tavoitellaan?

“Kaikki viisaus ei asu hankkeen partnereissa, vaan hyviä ideoita tulee ulkopuolelta.”

Nyt lähdettiin kokeilumielellä liikenteeseen, että avataan ja katsotaan, mitä tapahtuu. Se toimikin paljon paremmin kuin suljettu valmistelutyö. Joitain toiveita toki oli sen suhteen, mitä avoimuus voisi tuoda tullessaan. Yleisesti tavoitteena on muuttaa toimintaa julkisissa hankkeissa läpinäkyvämmäksi. Kun julkista rahaa liikutellaan, niin toiminnan on lähtökohtaisesti oltava läpinäkyvää. Aivan käytännöllisesti haluttiin saada näkökulmia ja uusia ajatuksia mahdollisimman monelta – uusia aivoja parantamaan hankesuunnitelmaa.

Positiivinen yllätys oli hankekumppanien välisen yhteistyön syveneminen jo suunnitteluvaiheessa. On tietysti aivan luonnollista, että yhteisöllisyys kehittyy paremmin, kun kaikki kommentoivat samalla alustalla sen sijaan, että vain lähetettäisiin kommentit sähköpostitse jollekin entuudestaan tuntemattomalle, joka kokoaisi hakemuksen.

Jatkossa muiden 6Aika-hankeaihioiden valmistelua avattaessa voidaan olla vielä tavoitteellisempia ja miettiä etukäteen mitä avoimuudella halutaan ja voidaan saavutaa, ja miten tähän päästään. Esimerkiksi työkalujen ja käytännön toimintamallien valinnalla voidaan vaikuttaa siihen, että avoimesta valmistelusta saadaan kaikki ilo irti. Esimerkiksi yritystoimijoita voisi kohdennetusti kutsua kommentoimaan ja valmistelun kuluessa voisi järjestää laajemmalle yleisölle suunnattuja tapahtumia.


Mitä uhkia tai riskejä avoimessa valmistelussa on?

“Alkuun mietittiin, että avataanko dokumentti vain kommenteille vai myös muokkauksille – päädyttiin kommentointiin, että homma pysyy valmistelijoiden hyppysissä.”

Yleisen hallittavuuden näkökulmasta oli hyvä päätös pitää dokumentti avoimena kommenteille, mutta ei suorille muokkauksille. Jatkossa kannustetaan ja koulutetaan hankekumppaneita osallistumaan avoimeen suunnitteluun aktiivisemmin ja otetaan kumppanit mukaan myös suunnitelman kirjoitustyöhön. Nyt Tampere hoiti itse kirjoitustyön ja kumppanitkin pystyivät vain kommentoimaan.

Keskustelun sisältöön liittyen mietitytti, että miten kumppanit lähtevät kommentoimaan avoimesti omalla nimellään. Kommentointi oli nyt vilkasta ja sujui hyvin, käytännössä ei tullut yhtään anonyymia kommenttia, mikä oli hyvä, koska näin tiesimme kommentoijien taustan ja pystyimme olemaan tarvittaessa yhteydessä.

Sitä emme toki tiedä, että jättikö joku kokonaan kommentoimatta sen takia, että kommentit olivat julkisia. Esimerkiksi jyrkän ein sanominen julkisesti omalla nimellään jollekin idealle, mikä muutoin tuntuu nauttivan suuren yleisön suosiota voisi olla kiusallista. On myös mahdollista, että jotkut eivät teknisten esteiden takia pystyneet kommentoimaan. Näitä esteitä voisi olla hyvä kysyä jälkikäteen kumppaneilta. Joka tapauksessa avoimen verkkokommentoinnin rinnalla pitää säilyttää mahdollisuus perinteiseen sähköpostitse, puhelimitse tai kasvotusten tehtävään kommentointiin. Tällöin on vain hankesuunnitelman pääkirjoittajan vastuulla tuoda muita kanavia pitkin tulleet kommentit myös avoimelle foorumille muiden tietoon.

Budjetin avoimuuden kohdalla yksi sudenkuoppa voi olla, jos suunnitellaan tarkalla tasolla esim. kohdennettuja ostopalveluita, että yritykset voivat suunnitelmista saada liian yksityiskohtaista tietoa kuhunkin hankintaan varatuista budjeteista. Tämä saattaa vaikuttaa saataviin tarjouksiin, mutta toisaalta vaikka ostajan budjetti onkin selvillä, niin ainahan voi kilpailla tarjoamalla maksimibudjettia halvemmalla. Budjettiin liittyen tehtiin myös sellainen linjaveto, ettei roolikohtaisia palkkoja eritelty, jolloin palkan suuruus olisi mahdollisesti suoraan henkilöitävissä, vaan henkilöstökulut esitettiin könttänä.

Joskus avoimeen hankevalmisteluun saatetaan suhtautua epäileväisesti sellaisissa tilanteissa, joissa monet hakijat kilpailevat samasta rajoitetusta rahoituksesta ja pelkäävät ideavarkauksia. Tämän ei kuitenkaan pitäisi tulla ongelmaksi silloin, kun kaikilta hakijoilta edellytetään samanlaista avoimuutta, eikä kukaan pääse hyötymään kilpailutilanteessa.


Miten käytännön toteutus toimi?

“Kaikenkaikkiaan toimi hyvin, mutta pienillä parannuksilla ensi kerralla vielä jouhevammin.”

Työkaluvalintojen suhteen tehtiin havainto, että mitä useampi työkalu, sitä vähemmän niitä käytetään yhteensä. Nyt käytössä oli Google Drive ja Trello. Google-tunnukset olivat jo monella valmiiksi ja kommentointi onnistui anonyyminäkin, mutta Trello-osallistuminen vaati tunnukset ja ylläpitäjän kutsun, minkä takia se ei ottanut tuulta siipiensä alle.

Vaikka avoimuudella saadaan paljon hyötyjä, niin se kuitenkin vaatii jonkin verran erilaista lisätekemistä, mikä on tietysti haastavaa, jos aikataulu on tiukka. Yhteisöllistä suunnittelutyötä pitää koordinoida, jotta pysytään asiassa ja aikataulussa. Jossain vaiheessa on tehtävä päätös milloin keskustelu on käyty ja mitä dokumenttiin kirjataan. Osallistujien kommentteihin pitää ehtiä vastata, ettei kommentointi tyrehdy.

Asiat pitää myös kertoa niin, että ulkopuolisetkin ymmärtävät. Esimerkiksi 6Aika-strategiaan viittaaminen, pilottitoteutuksista puhuminen ja budjetin koukerot herättivät nyt ulkopuolisilta kommentaattoreilta paljon kysymyksiä. Tässä jouduttiin tekemään myös linjavetoa: kaikkia asioita ei resurssien vähyyden ja aikataulukiireiden vuoksi lähdetä kirjoittamaan auki, vaan oletetaan, että hankekumppanit tietävät asioiden taustat ja ulkopuolisten kommentointipanos pyrittiin ohjaamaan sisällöllisesti keskeisempiin kohtiin.

Jatkossa yleisiä tekstejä, jotka liittyvät kaikkiin 6Aika-hankkeisiin voisi koota keskitetysti 6aika.fi-sivuille sellaisessa muodossa, että muutkin kuin hankepalavereissa istuneet ymmärtävät ne. Tämä palvelisi myös eri hankkeita siinä vaiheessa, kun rekrytoidaan uusia työntekijöitä, jotka pitää nopeasti saada ajettua sisään kuutosaikalaisuuteen.

EU:n rakennerahaston hallintajärjestelmä EURA, jonne hankehakemukset jätetään, ei valitettavasti tue useamman organisaation yhteiskirjoittamista. Tämän vuoksi hankkeen hakija joutuu syöttämään itse kaikkien partnereiden tiedot. Tätä työvaihetta voi merkittävästi helpottaa tulevaisuudessa laittamalla avoimen valmistelun dokumenttiin vastaavat kysymykset ja budjettirakenteen, mikä löytyy rahoittajan järjestelmästäkin. Lisäksi tietenkin kannattaa tehdä rahoittajan vaatimusta laajempi yhteinen hankesesuunnitelma, joka voi olla vapaamuotoisempi.


Lisätietoja kuutoskaupunkien avoindata -hankkeesta

6Aika – Avoimet ja älykkäät palvelut on kestävän kaupunkikehityksen strategia, jossa ovat mukana Suomen suurimmat kaupungit, ns. kuutoskaupungit Helsinki, Espoo, Vantaa, Tampere, Turku ja Oulu. 6Aika-strategiaan kuuluu kolme yhteistyöakselia: avoin data, avoin osallisuus ja avoimet innovaatioalustat.

Kuutoskaupunkien avoin data -hanke toteuttaa 6Aika-strategian ja sen avoin data -teeman tavoitteita. Hankkeessa kuutoskaupungit avaavat tietovarantojaan mahdollisimman laajasti avoimeksi dataksi hyödyntäen yhteisiä ja yhdessä sovittuja ja kehitettyjä toimintamalleja, julkaisualustoja ja lisenssimalleja. Erityinen huomio kiinnitetään yhdessä sovittuihin standardeihin, yhteiseen käytettävyyteen, parhaiden oppien ja käytäntöjen jakamiseen ja yhdessä tekemiseen.

Hankkeen nimi: Kuutoskaupunkien avoin data

Budjetti: 8 100 000 € (3 vuotta, kuusi kaupunkia)

Hankkeen toiminta-aika: 1.7.2014 – 30.6.2017

Hakija: Tampereen kaupunki

Osatoteuttajat (10 kpl): Tampereen kaupunkiseudun elinkeino- ja kehitysyhtiö Tredea Oy, Oulun kaupunki, Espoon kaupunki, Turun kaupunki, Varsinais-Suomen liitto / Lounaispaikka, Turku Science Park Oy Ab, Forum Virium Helsinki Oy, Helsingin kaupunki, Vantaan kaupunki, Vantaan Innovaatioinstituutti Oy

Leave a Reply

Your email address will not be published.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.